Erityisesti kuljetusalan hankintasopimuksissa on kohdattu loppuvuonna 2021 ja erityisesti alkuvuonna 2022 tilanne, jossa tarjoajayrityksen polttoainekustannukset ovat Ukrainan kriisin vuoksi nousseet räjähdysmäisen nopeasti. Tämä on nostanut esiin hankintayksikön ja toimittajayrityksen välisessä suhteessa kysymyksen siitä, voidaanko hankintasopimusta muuttaa siten, että yritys saisi siirrettyä kasvaneen kustannustaakkansa sopimushintaan nopeammin kuin mitä sopimuksen ehdot sallisivat.
Hankintalainsäädännössä pääsääntö on se, että olennainen sopimusmuutos edellyttää hankinnan kilpailuttamista uudelleen. Sallittuja ovat kuitenkin sellaiset sopimusmuutokset, jotka perustuvat hankintasopimukseen tai muihin hankinta-asiakirjoihin sisältyviin sopimusten muuttamista koskeviin ehtoihin, jotka ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä muuta hankintasopimuksen
yleistä luonnetta. Muutoksista tulee sopia kirjallisesti.
Lisäksi hankintasopimuksen ehdoista riippumatta sopimusmuutokset ovat sallittuja, jos kyse on:
- lain edellytykset täyttävästä lisätilauksesta;
- muutoksesta, joka johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen;
- vähäarvoisesta muutoksesta, joka alittaa soveltuvat kynnysarvot, eikä tämä muuta sopimuksen yleistä luonnetta.
Kohtien (1) ja (2) mukaisten muutosten osalta muutoksen arvo ei saa olla yli 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta. Kohdan (3) osalta muutoksen arvon (tai peräkkäisten muutosten yhteenlasketun arvon) tulee olla alle 10 % alkuperäisen palvelu- tai käyttöoikeussopimuksen arvosta.
Indeksiehdot ja polttoainelisää koskevat ehdot yleisiä
Kuljetusalan kustannustason muutokset on usein pyritty huomioimaan hankintasopimuksissa toimialan yleiseen kustannusindeksiin sidotuin hinnoitteluehdoin tai polttoainelisää koskevin hintaehdoin. Viimeksi mainittujen ehtojen ideana on, että niitä tarkastellaan laskutuskausittain ja ne nostavat tai laskevat sopimushintaa polttoainekustannusten kulloisenkin muutoksen mukaisesti. Jyrkissä kustannusmuutostilanteissa ehdot eivät kuitenkaan tahdo pysyä todellisen kustannustilanteen perässä ja tämä saattaa kriisiyttää toimittajayrityksen taloudellisen tilanteen nopeastikin.
Hankintasopimuksen muutokset tulee tehdä yhdessä sopimuksen osapuolten kesken kirjallisesti. Neuvottelemalla ja tietoa vaihtamalla sopimuskumppanien kesken on mahdollista tunnistaa sopimuskohtia, joiden muuttaminen on mahdollista yllä kerrotuissa hankintalain asettamissa puitteissa kesken sopimuskauden. Vakavammissa, koko sopimussuhteen kriisiytymistä tarkoittavissa tilanteissa on myös mahdollista käydä läpi sitä, täyttääkö muuttunut tilanne sopimusoikeudellisen ylivoimaisen esteen kriteerit tai sitä sivuavat taloudellisen liikavaikeuden kriteerit taikka muut sellaiset kriteerit, joiden nojalla sopimuksen kohtuullistaminen olisi mahdollista.
Sopimusehtojen tarkempi selvittely ja sopimusmuutosten mahdollinen toteuttaminen edellyttää usein juridista asiantuntemusta ja avointa keskusteluyhteyttä sopimusosapuolten kesken. Tarjoamme osaavaa tukea näissä neuvottelutilanteissa sekä hankintayksiköille että tarjoajayrityksille.
