Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) valtaa alaa sote-hankinnoissa joustavuudellaan ja tehollaan
Hankintalain mahdollistama niin sanottu dynaaminen hankintajärjestelmä on ollut käytössä noin kymmenen vuoden ajan. Parin viime vuoden aikana sen käyttö on kuitenkin nopeasti yleistynyt erityisesti sote-alalla. Dynaaminen hankintajärjestelmä on osoittautunut puitejärjestelyjä joustavammaksi hankintamalliksi muun muassa tilanteissa, joissa tarvitaan suuri määrä sopimustoimittajia, palveluntuottajia tai urakoitsijoita.
DPS:t tulevat entisestään yleistymään nyt hankintalain uudistuttua, kun sote-hankintojen erityisasema poistui hankintalain 12 luvun kumoamisella hankintalaista ja sote-hankintamenettelyt siirtyivät yleisten hankintamenettelyjen piiriin.
Dynaaminen hankintajärjestelmä on sovellettavissa kaikissa päähankintalajeissa eli tavara-, palvelu- ja urakkahankinnoissa. Sote-hankintayksikössä voi kyseeseen tulla esim. terapiapalvelut, kuljetuspalvelut tai asumisyksiköiden vuokraushankkeet. Se voi soveltua tavarahankintoihinkin, mutta tämä ei ole niin yleistä.
DPS:n etuna on jatkuva avoimuus uusille, kriteerit täyttäville tuottajille ja toimittajille. Kun dynaaminen hankintajärjestelmä on kerran luotu, sen käyttö on selväpiirteistä ja joustavaa sekä mahdollistaa suuren määrän tarjoajia. DPS:n vaativin vaihe onkin usein sen perustaminen.
Perustamisvaiheen onnistuminen ratkaisee toimivuuden
Perustamisvaiheessa on varmistettava lukuisia asioita. Kuten se, että kelpoisuusvaatimukset ovat tarkoituksenmukaiset ja mahdollistavat muun muassa pk-yritysten osallistumisen. On myös varmistettava, miten toimitaan tilanteessa, jos tilaajan taloudellinen tilanne muuttuu ja koko hankinta puretaan, jolloin pitää olla selvillä vaihtoehtoinen toteutustapa.
Toinen keskeinen kohta dynaamisessa hankintajärjestelmässä on hankintayksikön tavoitteiden, hankinnan kustannusten ja laadun yhteensovittaminen hankintavaiheessa sisäisten kilpailutusten pisteytyksessä ja tarjousvertailussa. Kun sisäiset kilpailutuksetkin toteutetaan laadukkaasti, hankinnan rattaat pyörivät jouhevasti dynaamisen hankintajärjestelmän puitteissa pitkäaikaisesti useita vuosia.
Dynaaminen hankintajärjestelmä tarjoaa runsaasti etuja
Hankintamenettely on tarjoajien kannalta yrittäjämyönteinen eli esimerkiksi osallistujahaku dynaamiseen hankintajärjestelmään on avoinna koko sen voimassaolon ajan. Järjestelmään pääsy ei velvoita tarjoajayritystä vielä osallistumaan varsinaiseen tarjouskilpailuun (sisäiset kilpailutukset), mutta antaa siihen oikeuden.
Myöskään osallistumishakemuksen hylkääminen ei sulje ovea päästä mukaan myöhemmin, vaan osallistumishakemus on tehtävissä uudelleen, jos soveltuvuusvaatimukset täyttyvätkin myöhemmässä vaiheessa. Keskeistä hyvinvointialueiden kannalta on, että dynaamisessa hankintajärjestelmässä ja sen toteuttamisessa on mahdollista ketterästi tehdä muutoksia, jos hyvinvointialueen palvelutarpeet tai palvelustrategia muuttuvat.
Sisäiset kilpailutukset voidaan määritellä aina tapauskohtaisesti ja tämäkin tuo hankinnan suunnitteluun mahdollisuuksia. Dynaaminen hankintajärjestelmä on myös purettavissa ja järjestelmän mukaiset sopimukset päätettävissä, jos hyvinvointialueen tilanne jossain kohtaa tätä edellyttää.
Hankintaratas on toteuttanut lukuisia dynaamisen hankintajärjestelmän konsultointi- ja käyttöönottoprojekteja. Sovi maksuton keskustelu aiheesta Hankintarattaan asiantuntijan kanssa sähköpostitse: antti.tieva@hankintaratas.fi
Antti Tieva TkT, OTM
