Kumppani on kosiomenojen jälkeen löytynyt, häät pidetty ja nyt eletään yhteistä arkea. Mutta tiedetäänkö, mitä yhteiselosta sovittiin? Miten toimitaan, jos tulee ryppy rakkauteen? Tuleeko joskus sanottua, että tykkään edelleen? Kilpailutuksen tuloksena syntyneessä tilaajan ja toimittajan sopimussuhteessa voi huumorilla nähdä monia avioliiton piirteitä. Sopimuskumppaneidenkin kesken molemminpuolinen tyytyväisyys kasvaa, riskit pienenevät ja yhteistyötä halutaan jatkaa, kun sovittujen asioiden toteutumista seurataan suunnitelmallisesti.
Julkisista hankinnoista puhuttaessa huomio tuntuu usein kiinnittyvän eniten kilpailutusvaiheeseen: tarjouspyyntöön, sen vaatimuksiin ja tarjousten vertailuprosessiin. Vähemmän nostetaan esille hankintasopimuksen teon jälkeistä aikaa eli sopimuskautta, jolloin hankinnan onnistuminen oikeasti punnitaan.
Sopimuskaudella selviää, vastaako loppukäyttäjien saaman palvelun tai tavaran laatu ja toimitusvarmuus sitä mitä sovittiin, sujuuko tilaajan ja toimittajan yhteispeli ennakoidulla tavalla ja pystytäänkö reklamaatio- ja muutostilanteet hoitamaan hyvässä yhteisymmärryksessä. Näistä on kyse sopimusseurannassa.
Sopimusseurannasta ennakoitavuutta ja mainehyötyä
Sopimushallinnalla tarkoitetaan yleensä sopimuksen koko elinkaareen liittyviä toimia, kuten sopimuksen luomista, tallentamista ja uusimista. Sopimusseurannalla puolestaan tarkoitetaan sopimuskauden aikaisen käytännön toiminnan valvomista ja ohjaamista oikeaan, sopimuksessa sovittuun suuntaan. Sopimusseurantaan kuuluvat mm. toimittajan suoriutumisen valvonta, laskutuksen seuranta, reklamoinnin hoitaminen ja sopimusseurantatapaamiset.
Saat hankintayksikössä suurimman hyödyn irti sopimusseurannasta, kun
- seurantatoimet ovat selkeästi tiedossa
- sopimusseurantaan osallistuvat henkilöt ja vastuut ovat selvillä
- yhteydenpitotapa toimittajaan on mietittynä
Kun sopimusseurannan toimenpiteet ovat systemaattisia ja niihin sitoudutaan pitkäjänteisesti, on yhteistyö toimittajankin kannalta ennakoitavampaa ja sujuvampaa. Fiksusti hoidettu sopimusseuranta kannattaa nähdä yhtenä työkaluna, jolla voidaan kasvattaa hankintojen houkuttelevuutta ja hankintayksikön mainetta hyvänä kumppanina.
Keskustele, kuuntele ja kehu kun on aihetta
Hyvin hoidettu sopimusseuranta parantaa myös riskienhallintaa ja auttaa ylläpitämään toimittajasuhteita vaativissakin tilanteissa. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla palvelutarpeet tai lainsäädäntö voivat muuttua sopimuskauden aikana, eivätkä poikkeukselliset kriisitilanteetkaan ole poissuljettuja, kuten lähimenneisyydessä on nähty. Toisaalta sote-alalla palvelujen laatu, turvallisuus ja jatkuvuus ovat erityisen tärkeitä.
Sopimusseurantatapaamisissa korostuu tällöin
- vaikeiden asioiden käsittely rakentavaan tapaan ja perustellen
- keskustelun pitäminen johdonmukaisena ja kieleltään selkeänä
- aktiivinen kuuntelu
- positiivisen palautteen antaminen, kun aihetta on
Näistä viimeiseen kohtaan, positiiviseen palautteeseen, sekä tilaajien että toimittajien kannattaisi panostaa enemmän. Varsin usein toimittajat kommentoivat, ettei hankintayksiköstä juuri tule palautetta sopimuskaudella. Silloin on vaikea tietää, miten palvelua tai tuotetta – ja siten omaa kilpailukykyä – voisi kehittää. Jos taas toimittajayrityksen arkea on helpottanut jokin tilaajan onnistunut toimintatapa, sekin kannattaa nostaa esille. Näin voi omalta osaltaan muovata oman alan toimintaympäristöä liiketoiminnalle suotuiseen suuntaan.
Voisiko sopimuskauden aikainen toimintanne olla tuloksekkaampaa ja sujuvampaa? Me autamme.
Hankintarattaan asiantuntijat sparraavat ja tukevat hankintayksiköitä sopimuskauden aikaisissa tarpeissa. Ole meihin yhteydessä, kun tarvitsette kokenutta lisävahvistusta esim. sopimushallinnan projekteihin ja sopimuskauden aikaisten riskitilanteiden tunnistamiseen. Sovi maksuton alkuneuvottelu: Yhteystiedot / Hankintaratas Oy.
Ota käyttöön! Katso lisää hyviä käytännön vinkkejä tuloksekkaaseen sopimusseurantaan Hankinta-Suomen Viisi avainta sopimusseurantaan -oppaasta (julkaistu 11/2025)
