Median kiinnostus hankintoihin on kasvussa
Viimeistään kuuluisa maskikohu, eli Huoltovarmuuskeskuksen vuonna 2020 koronapandemian alkuvaiheessa epäonnistunut hengityssuojaimien ja kirurgisten maskien hankinta, nosti tärkeämpien hankintateemojen sivutuotteena esiin myös hankintojen viestinnällisen ulottuvuuden: Mediajulkisuus on julkisissa hankinnoissa läsnä yhä useammin.
Hankintayksiköt joutuvat nykyisin erityisesti laajempien hankintojen yhteydessä varautumaan muun hankintasuunnittelun ohessa myös siihen, että hankinta kiinnostaa myös mediaa. Omallekin kohdalleni osui tänä vuonna ensimmäisen kerran tilanne, jossa hankintayksikön asiantuntijakonsulttina johtamassani markkinavuoropuhelun infotilaisuudessa oli tarjoajayritysten lisäksi läsnä useita median edustajia.
Hankintauutisointi selvästikin tuottaa klikkauksia median verkkosivuille: Kohunälkäisissä toimituksissa on havaittu erityisesti se, että hankinnan keskeyttämistilanteita ja markkinaoikeusvalituksia koskeva uutisointi kiinnostaa lukijoita. Vastakkainasettelun perusajatusten mukaisesti toimittajia kiinnostavat siis erityisesti ne tilanteet, joissa hankinta syystä tai toisesta ei ole mennyt suunnitelmien mukaan. Mitä suurempi hankinta(ongelma) on ja mitä paremmin hankinnan kohde ja kustannukset ovat lukijan hahmotettavissa, sitä todennäköisemmin asiaa koskevaa ensimmäistä uutista seuraavat jatkouutiset: Toimittaja pyytää kommentteja tilanteeseen kaupungin hankintapäälliköltä, tarjoajayritysten edustajilta, toimialajohtajalta ja tilanteesta riippuen kaupunginjohtajaltakin.
Median läsnäolo hankintaprosessissa paineistaa hankinnan läpivientiä. Hankintaprosessit ovat ilman niistä uutisoimistakin huomattavan alttiita menettelyvirheille ja – aiheellisille tai aiheettomille – virhe-epäilyille. On myös havaittavissa, että toimittajat eivät välttämättä aina tunnista joutuneensa kyseenalaisen hankintoihin vaikuttamisen välikappaleiksi: Uutisen kirjoittajan hälytyskellojen pitäisi soida esimerkiksi silloin, jos tarjoajayrityksistä otetaan tarjousaikana yhteyttä ja esitetään voimakasta kritiikkiä avoinna olevan tarjouspyynnön ehdoista.
Hankintaviestintäsuunnitelma osaksi hankintojen läpivientiä?
”Mediajulkiset” hankinnat merkitsevät sitä, että hankintayksiköillä on kasvava tarve huomioida tarjoajayrityksille kohdistetun viestinnän lisäksi myös viestintä hankintoja seuraavalle yleisölle. Hankintayksikön hankintaviestintäsuunnitelman laatiminen on toimiva tapa huomioida erilaiset mahdolliset hankintojen viestintätilanteet. Käytännön toimintaohjeita sisältävälle viestintäsuunnitelmalle on käyttöä monenlaisissa hankintojen ongelmatilanteissa ja erityisen käyttökelpoinen tällainen suunnitelma on silloin, kun kyse on kuntalaisten laajasti käyttämän palvelun kilpailuttamisesta (esim. terveydenhuoltoon kytkeytyvät ulkoistetut palvelut, joukkoliikenne, kadunhoito, kuntalaisten vapaa-ajanviettopaikan ulkoistetut palvelujärjestelyt) ja kilpailutuksessa kohdatuista ongelmista.
Onnistunut hankintaviestintä ei kuitenkaan ole pelkästään ongelmatilanteisiin reagoimista ja näiden tilanteiden selittelyä parhain päin. Valtaosa hankinnoista onnistuu hyvin ja mediaseuranta tarjoaa hankintayksiköille runsaasti mahdollisuuksia myös onnistumisista kertomiseen hankintaprosessin eri vaiheissa. Myönteisten asioiden esiin nostamisen kannalta avainasemassa on hankintayksikön oma aktiivinen tiedottaminen erityisesti ennen tarjouspyynnön julkaisemista ja julkaisemisen yhteydessä. Toimiva hankintaviestintäsuunnitelmaan sisältää myös ohjeet hyvien hankintauutisten kertomiseen ja vinkkejä sellaisista viestinnän näkökulmista, jotka saavat median tarttumaan juuri näihin hyviin uutisiin vastakkainasettelujen sijasta.
Mikko Markkula
asiantuntija, varatuomari
Hankintaratas Oy
