Julkisen hankinnan määrittelyä ja valmistelua ei hankkijan kannata tehdä soolona. Markkinavuoropuhelu on hankintayksikölle mahdollisuus saada tietoa ja näkökulmia, jotka voivat selkiyttää, sujuvoittaa ja tehostaa tulevaa hankintaa. Tarjoajalle markkinavuoropuhelu on mahdollisuus saada ennakoivaa tietoa suunnitellusta hankinnasta, vaikuttaa tulevan tarjouspyynnön sisältöön sekä tehdä palvelujaan tutuksi hankintayksikölle. Omat vuoropuhelutavoitteet saavuttaa paremmin, jos osaa asettua myös keskustelukumppanin asemaan.
Uutta hankintaa suunnitteleva hankintayksikkö voi markkinavuoropuhelun avulla luoda karttaa potentiaalisesta tarjoajakentästä ja saada palautetta hankinnan suunnitelluista tavoitteista ja toteutustavasta. Mitä ratkaisuja ja toimijoita löytyy? Minkälaisia toimialan hinnoittelu- ja sopimuskäytännöt ovat, minkälaiset vastuullisuusnäkökulmat ovat mahdollisia? Millä vertailuperusteilla todennäköisesti saadaan parhaiten vertailukelpoisia tarjouksia? Vuoropuhelu on keino ottaa hankintamaastoa haltuun.
Markkinavuoropuhelu on myös mahdollisuus herättää tarjoajien osallistumishalukkuutta, antaa hankintayksiköstä kuva hyvänä kumppanina. Hyvistä toimittajista kilpaillaan ja yritykset valitsevatkin, mihin ne panostavat tarjoamisresurssiaan.
Tarjoajayritykset hakevat markkinavuoropuhelusta mahdollisimman ennakoitavaa kuvaa hankintayksikön tavoitteista ja vaatimustasosta, jotta ne voivat tehdä päätöksensä kisaan lähtemisestä liiketoimintansa lähtökohdista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen on yritykselle maksutonta, mutta ei ilmaista: se vie aikaa ja resurssia.
Jos julkiset hankinnat ovat yritykselle uusi alue, markkinavuoropuheluun osallistuminen voi vaatia myös uudenlaisiin käsitteisiin ja toimintatapoihin tutustumista. Markkinavuoropuhelu on silti yritykselle tärkeä mahdollisuus vaikuttaa tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen sisältöön ja tehdä itsensä ja palvelunsa tutuksi hankintayksikölle.
Vinkkejä markkinavuoropuheluun hankintayksikölle
- Ole mahdollisimman ajoissa liikkeellä – ei silloin, kun hankinnan kanssa on jo kiire. Anna riittävästi aikaa esimerkiksi dokumenttien kirjalliselle kommentoinnille. Näin pystyt oikeasti hyödyntämään vuoropuhelussa saatua tietoa hankinnan kohteen määrittelyssä, tarjouspyynnön selkiyttämisessä tai tarkoituksenmukaisten vertailuperusteiden laatimisessa.
- Asetu vuoropuhelukaverin asemaan. Älä tee markkinavuoropuhelusta liian työlästä suhteessa hankinnan kokoon. Mieti, paljonko mahdolliset tapaamiset tai kirjallinen kommentointi vievät aikaa tarjoajilta. Kerro tulevasta hankinnasta sellaisella tasolla, että yritys pystyy päättämään, kiinnostaako suunniteltu hankinta sitä ja onko sillä realistiset mahdollisuudet osallistua tulevaan kisaan.
- Myy. Käytä markkinavuoropuhelua tarjonnan kartoittamisen lisäksi myös hankinnan kiinnostavuuden kasvattamiseen. Mieti, mitä haluat kertoa osallistujille teistä yhteistyökumppanina: miksi yrityksen kannattaa haluta teidän toimittajaksenne? Suunnittele markkinavuoropuhelun avulla lähestyttävä, toimialan arkiolosuhteisiin istuva hankinta, johon halutaan tarjota.
Vinkkejä markkinavuoropuheluun tarjoajayritykselle
- Mieti etukäteen, mihin haluat vaikuttaa. Käy hankintadokumenttien luonnokset huolella läpi ja arvioi, mihin suunnitellun hankinnan piirteisiin vaikuttaminen on olennaisinta yrityksellenne. Tunnista esimerkiksi, mitkä ehdot tai vaatimukset nostaisivat hintaa tai tekisivät osallistumisesta teille mahdotonta.
- Perustele ehdotuksesi. Markkinavuoropuhelu ei sido hankintayksikköä, se voi huomioida tai jättää huomiotta saamansa kommentit. Todennäköisimmin menevät läpi mahdollisimman konkreettiset, esimerkkejä hyödyntävät, rakentavat ehdotukset. Voit kommentoida myös asioita, joita hankintayksikkö ei ole suoraan kysynyt, esimerkiksi huomaamiasi virheitä tai epäjohdonmukaisuuksia – ne on helpompi korjata suunnitteluvaiheessa kuin kilpailutuksen aikana.
- Myy. Käytä mahdollisuus tehdä yritystänne ja ratkaisujanne tutuksi hankintayksikölle. Osoita osaamistasi ja uskottavuuttasi. Luo rakentavalla vuoropuhelulla luottamusta.
Hankintaratas auttaa hankintayksiköitä mm. kilpailutusten suunnitteluvaiheessa sekä markkinavuoropuhelun järjestämisessä. Avustamme myös yrityksiä markkinavuoropuheluun osallistumisessa. Lue lisää palveluistamme ja sovi maksuton alkuneuvottelu https://hankintaratas.fi/
Ota käyttöön! Katso lisää hyviä käytännön vinkkejä sekä hankintayksikölle että tarjoajalle Hankinta-Suomen markkinavuoropuheluoppaasta (julkaistu 6/2026).
