Parhaimmillaan julkisen hankinnan suunnittelu tehdään ajoissa, riittävällä markkinatiedolla ja hyviä käytäntöjä hyödyntäen. Todellisuudessa usein kiire ja resurssin niukkuus jättävät suunnittelulle vähemmän tilaa. Suunnitteluun ja sitä tukevaan hankintastrategiaan ja tiedonhallintaan kannattaa panostaa. Niillä saadaan tarvetta vastaava, kustannustehokkaampi hankinta ja hankintatyön mielekkyyskin kasvaa.
Julkisen hankinnan toteuttaja saa usein hankinnan suunnitteluvaiheessa olla melkoinen mustekala. Lankoja ja tietoa riittää pidettäväksi hyppysissä. Hyvään hankinnan suunnitteluun kuuluu mm.
- Organisaation sisäinen keskustelu tulevista tarpeista ja nykyisen sopimuskauden kokemuksista
- Ennakoiva markkinavuoropuhelu
- Hankinnan kohteen määrittely tavalla, joka palvelee loppukäyttäjien tarpeita, mutta ei tarpeettomasti nosta tarjoamisen kynnystä
- Toimintatapojen kehittäminen hankinnan vaatimusten muuttuessa ja markkinoiden tarjonnan kehittyessä
- Selkeän tarjouspyynnön muotoilu mm. markkinavuoropuhelun pohjalta
Moni julkisia hankintoja tekevä huokaisee tässä kohtaa syvään. Hankintojen arjessa ei suunnitteluun useinkaan voida panostaa riittävästi. Mikä avuksi?
Tukea suunnitteluun hankintastrategiasta
Julkisten hankintojen olosuhteet, resursointi ja johtamisen tapa vaihtelevat. Hankintaorganisaatio voi olla hajautettu eikä sisäinen tieto kulje tavalla, joka tukisi hankintojen kokonaisuutta. Toimialoilla ei aina tiedetä, minkälaisen ajan hankinnan suunnittelu ja kilpailutus vaatii.
Entä jos hankintojen suunnittelua, johtamista ja toteutusta linjaava hankintastrategia puuttuu kokonaan?
-Tarvitset hankintastrategian, kun organisaatiosi haluaa saada tavoitellut hankinnat onnistumaan budjettia ylittämättä, toteaa Hankintarattaan asiantuntija Mikko Markkula.
– Hankintastrategian laatimisessa pääset alkuun esimerkiksi vastaamalla mahdollisimman konkreettisesti näihin kysymyksiin:
- Miten hankintamme olisivat mahdollisimman kustannustehokkaita?
- Miten hankintastrategiamme voisi tukea organisaatiomme strategiaa?
- Miten parantaisimme hankintojen johtamistamme ja hankintaosaamistamme?
- Millainen on hankintojemme vuosikierto ja millaisia ovat lähitulevaisuuden suurimmat hankintamme?
-Huolellisesti ja käytännönläheisesti laadittu hankintastrategia auttaa tekemään hankintayksikön tavoitteista totta, Markkula muistuttaa.
Exceleissä makaava tieto töihin
Hankinnan suunnittelua haastaa myös, jos käytettävät tietojärjestelmät tai suunnittelutyökalut ovat vaillinaisia tai niiden käytöstä ei ole yhtenäistä ohjeistusta. Aiemmista hankinnoista tai sopimuskausilta saatu arvokas data on silloin hajallaan eikä sitä pystytä täysin hyödyntämään uusien hankintojen suunnittelussa.
Mikko Markkula listaa perusaskeleet kohti parempaa hankintojen kokonaiskuvaa:
- Koosta organisaatiosi ostolaskudata yhteen
- Tee ostolaskudatasta analyysi, ei pelkästään laskurivien listaa
- Osallista hankintojen tekijät analyysin tekemiseen ja sen jälkeen keskusteluun analyysin tuloksista
-Näin pääset hyödyntämään dataa tehokkaammin eikä hankintojen suunnittelu kärsi tiedon siiloutumisesta, opastaa Markkula.
Epäonnistumisissa on kehittymisen siemen
Aika- ja resurssipaineet aiheuttavat myös virheiden ja valitusten pelkoa. Ongelmien välttämiseksi turvaudutaan ”tuttuihin ja turvallisiin” ratkaisuihin. Uudistumisen kynnys nousee, vaikka osaamisen ja toimintatapojen päivittämisen tarve tunnistetaankin.
-Paras tapa aloittaa uusien toimintatapojen kehittäminen on analysoida organisaation hankintojen nykytila ja ostolaskudata valitulta ajanjaksolta. Tyypillisesti strategiaprojektimme hankintayksiköiden kanssa etenevät työpaja kerrallaan: Nykytilan analyysi – Visiosta tavoitteiksi – Tavoitteista mitattavaan laatuun – Hankintastrategian muodostaminen, kuvailee Mikko Markkula.
– Hankintayksiköltä toivomme aina käyttöömme erityisesti sellaisia esimerkkitarinoita jo tehdyistä hankinnoista, joissa tapahtui jokin pienempi tai suurempi epäonnistuminen. Organisaation pitää olla siis valmis katsomaan aiemmin tapahtuneiden hankintojen osalta peiliin, mutta mielellään hymyillen, Markkula kannustaa.
Hankintaratas auttaa hankintayksiköitä mm. kilpailutusten suunnitteluvaiheessa sekä hankintastrategiatyössä. Tarjoamme myös Vuokraa Hankintapäällikkö -palveluamme ratkaisuksi hankintayksikön ruuhkautuneeseen arkeen. Lue lisää palveluistamme ja sovi maksuton alkuneuvottelu https://hankintaratas.fi/
